XRechnung und ZUGFeRD: Unterschied, Format und Beispieldateien

Der Unterschied in kurzer Form

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT betreut. Eine XRechnung kann in zwei XML-Syntaxen vorliegen, UBL oder CII, und ist vor allem für Rechnungen an Behörden gedacht. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein lesbares PDF (PDF/A-3), in das ein XML mit denselben Daten eingebettet ist. Das Menschen-PDF lässt sich normal öffnen, das XML wird von Software gelesen.

XRechnung Format: XML nach UBL oder CII

Das XRechnung Format ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Inhaltlich folgt sie der europäischen Norm EN 16931, ergänzt um deutsche Vorgaben, die von der KoSIT als Standard herausgegeben werden. Zwei XML-Syntaxen sind zulässig: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide transportieren dieselben Angaben, sie unterscheiden sich nur im Aufbau der Datei. Welche Version eine Datei erfüllt, steht in ihr selbst im Feld „Spezifikationskennung“ (Guideline ID); in unseren Beispieldateien ist es XRechnung 3.0. Weil die Datei nur für Software gedacht ist, braucht man zum Lesen einen Viewer.

ZUGFeRD Format: PDF mit eingebettetem XML

Das ZUGFeRD Format (international: Factur-X) verbindet ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei im CII-Aufbau. Ein ZUGFeRD PDF sieht aus wie eine normale Rechnung und lässt sich überall öffnen; Buchhaltungssoftware liest das eingebettete XML. Maßgeblich für die Verarbeitung ist das XML, das PDF dient der Lesbarkeit. Wichtig ist daher, dass beide Teile dieselben Angaben enthalten.

Welche ZUGFeRD-Profile zählen als E-Rechnung?

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit unterschiedlich vielen Datenfeldern. Nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC WL die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht, weil ihnen steuerlich nötige Angaben fehlen. Gebräuchlich ist das Profil EN 16931 (auch COMFORT genannt). Die ZUGFeRD-Beispieldateien dieser Seite verwenden dieses Profil.

Seit wann gilt die E-Rechnung?

Nach den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums gilt:

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
• Ausstellen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Aussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung nutzen, Papier ist dabei immer zulässig. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis Ende 2027.
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer dürfen eine E-Rechnung ausstellen, wenn der Empfänger zustimmt.

Die Regeln und Übergangsfristen werden vom Ministerium fortgeschrieben. Prüfen Sie die aktuelle Fassung der FAQ unter den Quellen, bevor Sie sich auf ein Datum verlassen. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.

Leitweg-ID: Aufbau und wofür Sie sie brauchen

Die Leitweg-ID adressiert eine Rechnung an die richtige Stelle der öffentlichen Verwaltung. Wer an Behörden liefert, braucht für die XRechnung die Leitweg-ID des Empfängers. Sie besteht laut FeRD aus drei Teilen: der Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und einer Prüfziffer. Die Grobadressierung folgt dem Aufbau des amtlichen Regionalschlüssels (Bund beziehungsweise Land, Regierungsbezirk, Landkreis, Gemeindeverband). Die Feinadressierung ist frei vergebbar und nutzt Ziffern und Buchstaben. Die Prüfziffer wird nach ISO/IEC 7064 mit dem Verfahren Modulo 97-10 berechnet, demselben Prinzip wie bei der IBAN. Die Feinadressierung ist auf 30 Zeichen begrenzt. Sie tragen die Leitweg-ID in die XRechnung ein, als Käufer-Referenz. Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Auftraggeber, es gibt kein zentrales Verzeichnis, weil sie dezentral vergeben wird.

Wie prüfe und zeige ich eine E-Rechnung an?

• Prüfen: Die KoSIT stellt Konfigurationen für ihren Validator bereit, mit denen UBL- und CII-Dateien gegen EN 16931 und die XRechnung-Regeln geprüft werden. Neue Versionen erscheinen zweimal im Jahr.
• Anzeigen: Ein ZUGFeRD-PDF öffnet jeder PDF-Betrachter, das eingebettete XML sehen Sie in Betrachtern, die PDF-Anhänge anzeigen. Eine reine XRechnung ist ohne Viewer schwer lesbar.

Beispieldateien zum Testen

Auf dieser Website gibt es erfundene Beispiele zum Download: XRechnung als UBL und CII sowie ZUGFeRD-PDFs, jeweils für Standardrechnung, gemischte Steuersätze, Reverse Charge, Kleinunternehmer, Skonto, Behörde, Gutschrift und Korrektur. Die XRechnung-Dateien verweisen auf die Spezifikation XRechnung 3.0. Alle Daten sind erfunden. Wir haben die Dateien nicht mit dem amtlichen KoSIT-Validator geprüft, nutzen Sie ihn für Ihren eigenen Anwendungsfall. Zu den Dateien: XRechnung Beispiel und ZUGFeRD Beispiel.

Passende Rechnungsnummern erzeugt der Rechnungsnummer-Generator, die Prüfziffer-Logik hinter IBAN und Leitweg-ID erklärt Format-gültig, prüfsummen-gültig, vergeben.